Les portails d'entreprise (EIP)

Objectif

Plan

Introduction

Les informations, au sens large du terme, étant de plus en plus nombreuses au sein des entreprises, il devient primordial de pouvoir les gérer au mieux. En effet, il n'est plus besoin de démontrer aujourd'hui que ces informations font partie intégrante du capital de l'entreprise. Plus qu'une simple méthode de datawarehousing se cantonnant à stocker pêle-mêle toutes sortes de données, le portail d'entreprise doit permettre la gestion ainsi que l'intégration de l'information par un accès simple aux données, qu'elles soient structurées ou non. Pour s'imposer durablement et être exploité au maximum de ses capacités, il doit aussi être évolutif et personnalisable. Le portail d'entreprise est en quelques sortes le nouvel intranet des entreprises.

Le type de portail que nous avons expérimenté permet à l'entreprise de mettre à la disposition de ses employés un bureau virtuel adapté à leurs besoins. Celui-ci comporte des documents auxquels ils ont accès, mais peut aussi intégrer les applications nécessaires à leur travail. Ce concept allie une gestion documentaire poussée ainsi qu'une intégration de contenus hétérogènes.

L'étude des portails s'est effectuée à travers 5 produits disponibles sur le marché : Honolulu, PHP Nuke, Ovidentia, Lotus K-Station et Microsoft Sharepoint Portal Server (SPS). Ces portails ciblent des clientèles différentes de par leurs fonctionnalités et leur prix

Un portail d'entreprise permet de gérer plusieurs fonctionnalités. Cependant, cette gestion doit être faite méthodiquement et de façon réfléchie. Elle doit en aucun cas être un simple regroupement sans organisation ni mise en forme.

Constats et enjeux

L'information est disparate (sans harmonie), dupliquée dans des versions différentes sans mise à jour automatisée (on n’est jamais certain d’avoir la dernière version) et non qualifiée (donc non classifiable, sans méta-données, ce qui va engendrer des recherches difficiles).

Les applications sont très hétérogènes : des ergonomies, des concepts de navigations toujours différents suivant les éditeurs (MS, Lotus, People Soft...), localisées sur un disque réseau dont le chemin est compliqué... ; ceci entraînant des coûts de formation. La présentation sous forme de portlets (petite entité fonctionnelle) présentant uniquement les vues de l'ERP ou l'application qui nous intéressent serait très bénéfique.

La sécurité est le point noir des sociétés. Aujourd'hui, les employés ont accès à beaucoup d'applications, possèdant ainsi de nombreux logins/mots de passe dont certains ne sont pas modifiables et assez compliqués à retenir (authentification NT, du proxy internet, de messagerie...) ce qui oblige à les noter sur un cahier, une feuille volante ou même sur un Post-it collé sur le bord de l’écran! Une authentification unique (Single Sign-On) résoudrait tous ces problèmes.
De plus, les documents stockés sur les postes clients ne sont pas très bien sécurisés alors que la centralisation de ces documents dans des outils de GED le sont beaucoup plus.

Un workflow administratif pour les congés ou bien un workflow pour la gestion de projet permet de savoir à tout moment l'état des processus et de réduire les temps morts.

Un EIP est une continuité des outils de groupware : le travail d'un employé doit être fait essentiellemment à travers cet outil.
Chaque employé peut trouver l’information ou l’application dont il a besoin et à laquelle il a le droit dans le cadre de son travail.
De plus, l’entreprise dispose d’un outil de communication efficace pour faire passer des informations importantes.


Plus de 80% de l’information totale de l’entreprise est accessible mais les utilisateurs passent plus de 15% de leur temps à la chercher.
Forrester Ressearch – Mars 2001 –
Ce constat met en valeur deux concepts par deux chiffres :

• le pourcentage de 80% montre l'intérêt du profiling (trop d’informations tuent)
• 15% du temps passé à accomplir une tache qui n’est pas de leur ressort(tout en sachant que certains ne trouveront jamais l'information qu'ils cherchent alors qu'elle existe).

L'information

Aussi nombreuses soient-elles, les informations doivent toutes être gérées par le portail. Afin de mieux comprendre l'ampleur de cette fonctionnalité, il faut tout d'abord définir les différents types d'informations.

L'information structurée : C'est l'information classique, celle que les entreprises gèrent le mieux car son utilité est évidente aux yeux de tous depuis toujours. Elle se compose principalement de documents écrits tels que des rapports, des comptes, des études…

L'information non structurée : Elle est plus difficilement décelable et nécessite une gestion adaptée. Si par le passé, son utilité pouvait parfois paraître négligeable, aujourd'hui les entreprises prennent conscience de l'importante valeur ajoutée qu'elle peut générer. Il peut s'agir de documents audio, vidéo, de discussions, de remarques, de connaissances…

L'information externe : Les deux types d'informations décrits précédemment correspondent aux informations internes à l'entreprise. Cependant, l'information externe est tout aussi importante. Celle-ci est principalement disponible via Internet, c'est pourquoi un portail d'entreprise se doit d'être ouvert sur le monde extérieur.

Un portail permet à l'entreprise de se structurer dans le but de tirer profit de la multiplicité des sources d'information atomisées dont elle dispose.

Les applications

L'intégration d'applications représente elle aussi une part importante des fonctionnalités d'un portail. En effet, celle-ci permet aux utilisateurs d'améliorer la qualité de leur travail ainsi que leur productivité par l'intermédiaire d'une centralisation des outils nécessaires.

Les liens vers les différentes applications (SAP, progiciels…) se font via des connecteurs. Ces derniers sont soit fournis par le portail soit à développer.

L'organisation

Accessible depuis un browser, le portail d'entreprise s'organise de façon spécifique. Plusieurs fenêtres appelées gadgets, portlets, sections, webparts… selon le portail utilisé, sont affichées à l'écran. Chacune d'entre elles traite une information spécifique. C'est la simplicité d'accès à ces informations qui permet, par une interaction forte, d'améliorer le travail collaboratif et donc la productivité. De plus, le portail doit gérer plusieurs aspects organisationnels.

Les processus de workflow : La création, l'archivage ainsi que les modifications de versions de documents sont prises en compte. Ceci implique une gestion de leurs diffusions et des éventuelles demandes d'approbations associées.

Le partage de données : Le portail d'entreprise est perçu principalement comme un outil B2E (Business To Employees) mais il peut être élargi au contexte B2B (Business To Business) voire B2C (Business To Customers). C'est pourquoi les applications à caractère interactif sont primordiales. Il peut s'agir de calendriers partagés, de forums de discussions, de tableaux blancs…

La force du portail d'entreprise réside dans le regroupement de la totalité des informations nécessaires pour chacun. Ceci implique qu'il puisse s'adapter individuellement.

La personnalisation

Les utilisateurs du portail n'ont pas tous les mêmes besoins. Leur intérêt envers les diverses informations disponibles peut diverger ou tout au moins ne pas être du même ordre de grandeur. La personnalisation permet de s'adapter à cet état de faits.

L'espace de travail : L'organisation des différentes fenêtres apparaissant dans le browser est personnalisable. La création, la suppression, le redimensionnement, l'emplacement de ces dernières sont possibles à la seule condition que l'administrateur du portail ait donné les droits nécessaires.

Les services : L'utilisateur peut s'abonner à certains services non fournis par défaut mais qu'il juge utiles dans le cadre de son travail : cours de la bourse, communiqué de presse, météo… Il peut aussi spécifier les sujets sur lesquels il désire être tenu informé, via son adresse e-mail par exemple. Ce peut être le cas pour des modifications de documents, des nouvelles notifications…

La personnalisation ne doit cependant pas transformer le portail d'entreprise en un produit " aseptisé ". Il faut que, par son intermédiaire, l'image de l'entreprise puisse être véhiculée. De plus, la grande liberté qu'offre un tel outil implique une vigilance accrue dans le domaine de la sécurité.

La sécurité

Il est certain que l'utilisation d'une GED dans le portail assure une sécurité optimale des documents. En effet, le fait de centraliser tous les documents sur un serveur va permettre d'avoir une politique de sécurité efficace sur ce dernier. Sans l'utilisation de ce système, les dossiers sensibles comme des propositions commerciales seront toujours sujets aux attaques car stockés sur le disque dur de commerciaux ou personnes responsables.
De plus, ayant accès à de nombreuses applications sécurisées par le traditionnel login/password, les collaborateurs sont souvent obligés d'écrire leurs nombreux mots de passe. Le portail utilise un concept appelé "single sign-on" c'est à dire qu'on s'identifie une seule fois à l'entrée du portail (voire pas du tout si on se base sur le login/password de la session de Windows). A partir de là, c'est au portail de prendre en charge l'identification pour chaque application (le recours à des annuaires est une méthode adéquate).

Synthèse

En résumé, un portail d'entreprise permet d'augmenter l'efficacité dans le travail collaboratif en groupware (communication interne accrue, échange de connaissances), la maîtrise de la production, de la gestion, de la diffusion, de l'échange et la maîtrise de l'accès aux informations et aux contenus. De plus, un portail regroupe des contenus hétérogènes. Ce type de portail créé par l'entreprise s'adresse à ses employés (B2E : Buisness to Employed). Il permet de gérer des documents avec des systèmes de workflow (approbation de un ou plusieurs autres personnes avant de diffuser l'information sur le portail), de recherche, d'indexation, de catégorisation et de notification par mél. Un portail offre donc une couche fonctionnelle à haute valeur ajoutée entre le navigateur internet et des contenus et applications hétérogènes.
Cependant, sa mise en place nécessite une refonte du système d'information (le nouvel intranet) et un changement d’état d’esprit dans la façon de travailler des employés (avec ce nouveau bureau virtuel).

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Dernière MAJ : 18 février 2002  
Contact : Cédric Carbone